Менеджменттегі бақылау функциясы

Жоспар

Кіріспе.....................................................................................................................2
Негізгі бөлім
1. Бақылаудың қажеттілігі....................................................................................4
2. Бақылаудың негізгі түрлері................................................................................4
3. Бақылау процесі..................................................................................................7
4. Тиімді бақылау жүргізу бойынша ғылымның тарапынан ұсыныстар...........9
5. Тиімді бақылау сипаттамалары.......................................................................11
Қорытынды...........................................................................................................13
Пайдаланылған әдебиеттер..................................................................................15

Кіріспе

Басқару процесі әрқашан сәтті бола бермеуі мүмкін. Жоспарда ойлағандай орындала бермейді. Адамдар да өзіне қатысты құқықтар мен міндеттерді қабылдай бермейді. Басшылар адамдарға қойылған мақсатты әрдайым дәлелдеп, түсіндіре алмауы мүмкін.
Ұйымдастыру коршаған орта жағдайының өзгеруіне қарай бейімделуі тиіс. Үйым басшысы өзінің алдына қойған мақсатына жеткенін анықтауы үшін өз қатесін және қызметшілерінің қатесін байқауы үшін бақылау кажет. Бакылау ұйымды да, қызметкерлерді де шығыннан аллын-ала корғауытиіс.
Бақылау қызметі ондіріс процесінің нақты барысын бақылаудан, талдаудан, бағалаудан және басқарудың келесі циклінде қажетті іс-әрекеттерді айқындау мақсатында оны белгіленген бағдарлама бойынша салғастырудан тұрады.
Бақылау — бұл үйымның өз мақсатына жетуін қамтамасыз ету процесі. Бақылау бұл қолда не барын және де не болу керектігін ұдайы салыстыру.
Басшылар бақылау қызметін мақсат пен міндетті айқындап, ұйымды құрған сәттен бастап қолға ала бастайды. Ұйымның калыпты жұмыс істеуі үшін бақылаудың маңызы зор. Бақылау болмаған жерде берекесіздік етек алады, Бақылау — ұйымның өмір сүруінің негізгі элементі болып саналады.
Бақылау процесінің ұтымды құрылымына қорытынды фаза ретінде шешуші параметрлері бақылау жатады. Бұл өндірістік функция өткізу нәтижесі туралы шешім қабылдау мүмкіндігіне ие болу үшін нақты салыстырудан тұрады. Егер мұнда берілгендер мен нақты мәндер арасында сәйкессіздіктер қалыптасса, онда мұның себептерін талдау қажет етіледі. Берілген мәндер мен нақты мәндердің нәтижелерін салыстырғанда есеп беру түрінде бекітілетін қорытынды жасалады. Оның негізінде түзету мен жауапкершілік бойынша өлшемдер анықталу керек және болашақ өткізу мен шешімдер үшін дәрістер беріледі.
Бақылау дегеніміз — ұйым өз мақсатына жету үшін қамтамасыз ететін процесс. Бақылау стандарттары тұрақтандырудан, нақты жеткен нәтижелерді өлшеуден және жеткен нәтижелердің стандартты тұрақтандыру айырмашылығы болса, оларға корректировка өткізуден тұратын процесс.
Бақылау – ұйымның өз мақсаттарына жетудің қамтамасыз ету процесі. Анықтама бойынша бақылау бұл жұмысты түзету мен бірге қойылған мақсаттың орындалу ісін жүйелік түрде қадағалау. Бақылау процессі стандартты белгілеуден фактілік түрде жеткен қортынды өлшеуден жəне жеткен қортындылар белгіленген стандарттардан айырмашылығы болған жағдайда түзетулер жүргізуден тұрады.
Бақылаудың функциясы – проблемаларды шешуге мүмкіндік туғызу жəне үйымның қызметін түзету, яғни бұл проблемалар дағдарысқа айналмай тұрып дағдарысты жағдайдың алдын алу. Бақылауды іске асырудың қажеттілігінің себебі: əрбір ұйым өзінің қателегін уақытында анықтау жəне ұйым мақсатына жетуге қатар туғызбай тұрғанға дейін қателігін түзеу қаблеттілігі болу керек. Бақылау нақты жағдайлардан дұрыс бағалауда қамтамасыз етуге тартылған соныман қатар фирмалармен бөлек бөлімшелердің дамуының жоспарлы көрсеткішіне түзету енгізуді құру, сондықтан бақылау фирмалардың дұрыс функциялануын ұзақ мерзімді болашақта белгіленген мақсаттарға жетуді қамтамасыз ететін шешім қабылдаудың жəне саясатта өңдеудің негізгі құралдары ретінде анықталады.

1. Бақылаудың қажеттілігі

Егер біздің жоспарымыз іске асып, жоспарға сәйкес жүріп отырса, онда басқарудың төртінші қызметін — бақылауды алып тастауға болар еді. Бірақ біздің жоспарларымыз жетілмеген, жұмысын ойдағыдай орындамайды. Бізге Мерфидің мынадай заңдары белгілі: 1. Жаман болатын нәрсе болады, 2. Егер ештеңе де жаман болмаса, бәрібір жаман болады.
Басқарушылар бақылауды ұйым құрылғаннан кейін және мақсаттарын анықтап алғаннан кейін бастайды. Бақылау өте маңызды, онсыз қандай да болмасын топтардың қызметін біріктіру мүмкін емес.
Ұйым қызметінде табысты болу және қолдау өте маңызды болып табылады. Нақты жеткен нәтижелерді жоспарлағанмен салыстыра отырып, яғни "қойылған мақсаттарға қанша-лықты жеттік?" деген сұраққа басқарушы жауап бере отырып ұйымның қай жерде табысқа жеткенін, ал қай жерде сәтсіз дікке ұшырағанын анықтауға мүмкіндік алады. Басқаша айт-қанда, басқарудың маңызды аспектілерінің бірі — ұйым қызметтерінің қандай бағыттары оның жалпы мақсатына жетуге себеп болғандығын анықтаудан тұрады.
Маңызды ерекшеліктерінің бірі бойынша, бақылау жан-жақты қарастырылатын болуы және әр басқарушы, оған арнайы ешкім тапсырмаса да, бақылауды өзінің міндеттерінің ажырамас бір бөлігі ретінде жауапкершілікпен жүзеге асыру керек.
Бақылау басқару процесінің бастапқы элементі болып табылады. Жоспарлау, ұйымдық құрылымдар, ынталандыруды бақылаудан бөліп қарастыруға болмайды. Бұлардың бәрі шын мәнінде ұйымның басқару жүйесінің ажырамас бөліктері болып есептеледі.

2. Бақылаудың негізгі түрлері

Бақылау басқарудың маңызды әрі күрделі қызметі, еңбек өнімділігін, қызметкерлердің ынта-жігерін арттырудың басты құралы.
Бақылаудың басты принциптерінің бірі — бақылау тұтастай қамтылуы тиіс. Бақылау ісі тек менеджерлердің және оның көмекшілерінің ғана міндеті емес. Әрбір басшы, қызмет лауазымына қарамастан, өзінің тікелей жауапты міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс. Істің анық-қанығын жете білетін, соған білім өрісі жететін, әрі басқаларға үлгі-өнеге көрсете алатын адамдар ғана бақылай алады.
Бақылаудың келесі принципі - ол басқару процесінің негізгі элементі болып саналады. Барлық басқа кызметтерді одан бөлек қарастыруға болмайды.
Тиімді бақылаудың басты принциптері -жүйелік және жанжақтылық.Бақылаудағы мақсаттылық та, яғни тексеру барысында тек кемшілікті ашып қана қоймай, сондай-ақ оны жою шараларын қарастырудың зор маңызы бар.
Бақылаудың негізгі үш түрі бар: алдын ала, ағымдық, қорытынды. Іске асыру бойынша бақылаудың түрлері ұқсас, себебі олардың алдына қойған мақсаттары бірдей: нақты алатын нәтижелер талап етілетін нәтижелерге жақын болуы керек. Олардың айырмашылықтары іске асырылатын уақытында ғана.
Жоспарлау мен жаңа ұйымдық кұрылымдарды құруда бақылауға сирек жатқызса да, олар ұйымның қызметіне алдын ала бақылауды жүргізуге мұмкіндік береді. Бақылаудың бұл түрі алдын ала деп аталады, өйткені ол жұмыстың басыңда жүзеге асырылады. Алдын ала бақылауды жүзеге асырудың негізгі құралдарына анықталған ережелерді, процедураларды және тәртіп сызықтарын жүргізу жатады. Ұйымдарда алдын ала жүргізілетін бақылау материалды, қаржылық және адамдардың қатынасы бойынша қолданылады.
Адам ресурстары облысындағы алдын ала бақылау қандай да болмасын міндеттерді орындау үшін қажет және дайындықтан өткен, мамандандырылған адамдарды тандау, іскерлік және профессионалды, білімді таңдау есебінде іске асырылады. Қабылданатын жұмысшылардың тапсырылған мін-деттерін орындай алатындығына көз жеткізу үшін білім деңгейін немесе жұмыс стажын бекіту керек және сипаттамалары мен кұжаттарын тексеру қажет. Сапасыз шикізаттан жоғары сапалы өнім шығару мүмкін емес. Сондықтан да өнеркәсіптік фирмалар қолданылатын материалдық ресурстарына міндетті алдын ала бақылауды бекітеді. Бақылау сапаның минималды деңгейінің жасалу стаңдарттары және осы талаптарға түсетін материалдарға сәйкес физикалық тексеру жүргізу жолдарымен іске асырылады. Алдын ала бақылаудың бір әдісі — техникалық шарттарға сәйкес материалдармен жаб-дықтау мүмкіндігін дәлелдеген жабдықтаушының тандауы. Материалды ресурстарды алдын ала бақылаудың әдісіне ұйымның дефицитті болдырмайтын деңгейдегі қорлармен қамтамасыз етуі жатады.
Каржы ресурстарын алдын ала бақылаудың маңызды кұралы бюджет болып табылады (ағымдағы қаржы жоспары). Ол жоспарлау қызметін жүзеге асыруға мүмкіндік туғызады. Бюджет алдын ала бақылаудың механизмі егер ұйымға қолмақол қаражат қажет болған кезде қаражат болады деген сенім туғызғанда қалыптасады. Бюджеттік шығынның шекті мәнін қалыптастырады және қандай да болмасын бөлімнің немесе ұйымның қаражаттарын тауысады.
Ағымдағы бақылау жұмыс жүргізгенде тікелей жүзеге асырылады. Оның объектісі — қол астындағы жұмысшысы, ал өзі тікелей басшысының артықшылығы болып табылады. Қол астындағы жұмысшыларының жұмысын ұнемі тексеріл отыру, пайда болатын және жұмысты жетілдіруге қатысты мәселелерді талқылау бекітілген жоспарлар мен инструкциялардан ауытқудан шығуға мүмкіндік туғызады. Егер де бұл ауытқулар дамып кетсе, олар ұйымға қиындықтар әкелуі мұмкін.
Ағымдағы бақылау жұмысты орындаумен бірге бір уақытта жүргізілмейді. Ол жұмыс орындалғаннан кейін алдына қойған мақсаттан алынған нақты нәтижелерді өлшеуге негізделеді. Бұндай жолмен ағымдағы бақылауды іске асыру үшін басқару аппаратына кері байланыс қажет. Кері байланыстың қарапайым мысалы ретінде, егер басшы өзінің қол астындағы жұмысшысының қателіктерін байқаса, онда ол жұмыс қана-ғаттанғысыз деп танылады. Кері байланыстың жүйесі басшыға көптеген мәселелерді анықтауға және алдына қойған міндеттерінің тиімді жолдан ауытқуына жол бермеуге мүмкіндік береді.
Егер жұмыс жүргізілу барысыңда талап етілетін мақсатқа жету үшін ағымдағы бақылауда кері байланыс қолданылса, оңда қорытынды бақылауда кері байланыс жұмыс орындалып біткеннен кейін қолданылады. Қызметті бақылап болғаннан немесе анықталған кезең біткеннен кейін нақты алынған нәтижелер талап етілетін нәтижелермен салыстырылады. Қорытынды бақылау мәселе пайда болғаннан кейін өте кеш жүзеге асырылады, ал профессор Уильям Ньюменнің ойынша, бұл бақылаудың екі маңызды қызметі бар. Бірінші қызметінің мәні — қорытынды бақылау ұйым басқарушысына жұмысты болашақта жүргізу керек болған жағдайда жос-парлауға қажетті ақпарат беруде. Басқарушы нақты алынған нәтиже мен талап етілетін нәтижені салыстыра отырып құрылған жоспарларының қаншалықты нақты екенін бағалауға мүмкіндік туады. Бұл процедура пайда болған мәселелер туралы ақпарат алуға және жаңа жоспарлар құруға жағдай жасайды. Екінші қызметі — ынталандыруға жағдай жасайды. Егер басшы ынталандыратын сый ақыны нәтиженің деңгейімен салыстырса, онда нақты жеткен нәтижені тура және объективті өлшеу керек.

3. Бақылау процесі

Бақылау процесі үш кезеннен түрады: стандарттар мен критерийлер жасау, оларды нақты нәтижелермен салыстыру енгізілетін кажетті түзетулерді қабылдау олардың әрқайсысында
алуан түрлі шаралар жиынтығы жүзеге асырылады..
Стандарттарды белгілеу. Бақылауға пайдаланылатын барлық стандарттар ұйымныңмақсаты мен стратегиясына орай таңдалынып
алынуы тиіс. Бақылау үшін стандарттар ретінде пайдалануға болатын мақсаттардың манызды екі ерекшелігін атап көрсетуге болады. Оларуақыт аясының болуымен, сол уақытаралығында жұмыстың орындалуымен сипатталады, сол арқылы жұмыстың орындалу дәрежесін бақылауға болады.

Схема 1. Бақылау процесінің бірінші кезеңі

Стандарттарды белгілеу

Нәтижелік көрсеткіштерін жасау
 

Нәтижелік көрсеткіштері түскен пайда, сату көлемі, материалдар құны болуы мүмкін. Бұл керсеткіштер сандық өлшеммен беріледі Алайда ұйымда сандық өлшемге келмейтін мақсатгар мен міндетгер бар. Мұндай жағдайда арнайы тексеру, сұрау салу арқылы жұмыскерлердің рухани деңгейі мен хал-ахуалы туралы мәлімет алуға болады.
Қол жеткен нәтижені белгіленген стандарттармен салыстыру процесінің екінші кезеңі, сол арқылы менеджер қол жеткен нәтижелердің алдын ала күтетін нәтижелермен сәйкес келуін, әрі стандартқа сай келуін немесе одан ауытқуын айкындайды. Бақылаудың осы кезеңінде тиісті баға беріліп, оның өзі тиісті шешім қабылдауға негіз қалайды. Мүндағы мақсат ауытқу аукымын, өлшемін, нәтижелерін, мәліметтердің берілуін анықтау және оны бағалау (схема 2).
 

Схема 2. Бақылау процесінің екінші кезеңі

Алынған нәтижелерді стандарттармен салыстыр

Ауытқу ауқымын белгіле.
Ерекшелік ауқымын белгіле.
Ерекшелік принципін пайдалан. Нәтижесін өлше
Стандарттар және нәтижелер туралы мұқият хабарла
 

Сонымен, бақылау процесінде үш нақты кезең бар: стандарттар мен критерийлерді жасау, олармен нақты нәтижелерді салыстыру және қажетті іс-қимылдар қабылдау. Әр кезенде әртүрлі шаралар кешені өткізіледі.
Бірінші кезеңде жоспарлау мен бақылау функцияларының қаншалықты бір-бірімен жақын екендігін көрсетеді.
Стандарттар дегеніміз — нақты мақсаттар, прогресс олармен қарым-қатынаста өлшеуге жағдай жасалады. Бұл мақсаттар жоспарлау процесінен туындайды. Бақылау үшін қолданылатын барлық стандарттар ұйымның көптеген мақсаттары мен стратегияларынан тандалып алынуы керек. Бақылау үшін қолданылатын стандарттар есебіндегі мақсаттардың өте маңызды екі ерекшелігі бар. Олар орындалатын жұмыс дәрежесінің нақты критерийлерімен сипатталады.
Бақылау процесінің екінші кезеңі нақты жеткен нәтижелермен бекітілген стандарттарды салыстырудан тұрады. Бұл кезеңде менеджер жеткен нәтижелер, күткен нәтижелермен қаншалықты сәйкес келетіндігін анықтап алу керек. Мұндайда ол тағы бір мынандай өте маңызды шешім кабылдайды: табылған ауытқулар стандарттардан қаншалықты мүмкін немесе қауіпсіз. Бақылау процедурасының екінші кезеңінде бағалау беріледі, ол қызметгің басталу шешімінің негізі болып табылады. Бақылаудың бұл кезеңіңдегі іске асырылған кызмет бақылаудың барлық жүйесінің белгілі бөлігі ретінде көрінеді. Бұл қызмет ауытқу мөлшерін анықтайды, нәтижелерді өлшейді, ақпарат береді және бағалаумен қорытындыланады. Үшінші кезенде менеджерлер үш тәртіп сызығының біреуін таңдап алуы керек: ештеңе істемеу, ауытқуларды алып тастау немесе стандартты қайта қарау.
1. Ештеңе істемеу. Бақылаудың негізгі мақсаты, ұйымды баскару процесі жоспарға сәйкес жұмыс істеуді талап етуден тұрады. Егер нақты нәтижелермен стандарттар салыстырылса, онда бекітілген мақсаттарға жетуге болады, одан да ештеңе істемеу керек.
2. Ауытқуларды алып тастау. Егер күрделі ауыткуларды ірі мәселелерге айналғанша алып тастау мүмкін болмаса, онда бақылау жүйесі мағынасыз болып табылады. Жүргізілетін түзетулер ауытқуды алып тастауға бағытталу керек. Өлшеу кезеңі ауытқу мөлшерінің стандарттан айырмашылығын көрсетуі және оның тура себебін анықтауы керек. Бұл шешім қабылдаудың тиімді процедурасының қажеттілігімен байланысты. Егер ұйымдағы жұмыстың көп бөлігі біріктірілген адамдар тобының нәтижесі болса, онда қандай да болмасын мәселелерді анықтау мүмкін емес. Корректировканың мәні ауытқудың себебін түсіну және ұйымның дұрыс қимыл жасауына қол жеткізу.
3. Стандарттарды қайта қарау. Барлық ауытқуларды стандарттардан алып тастауға болмайды. Кейде стандарттардың өздері де нақты болмай қалуы да мүмкін, өйткені олар жос-парға негізделеді, ал жоспарлар — болашақ болжамы. Жоспарларды қайта қарағанда, стандарттарды да қайта қарау керек.
Табысты қызмет істейтін ұйымдар өздерінің стандарттарын жоғарылату мақсатында қайта қарауы және олар уақыт бойынша өте жиі жүргізілмеуі керек. Өйткені жоспарлау өте тиімді құрастырылған. Сондықтан стандарттарды төмендету жағына қарай қайта қарау қажет. Стандарттардың талаптарын орындау өте қиын болғандықтан, менеджерлер мен жұмысшылардың бағытын мақсаттарына жетуге мүмкіндік және оларға барлық ынталандыру жағдайын жасайды.

4. Тиімді бақылау жүргізу бойынша ғылымның тарапынан ұсыныстар

Профессор Ньюмен менеджерлер үшін бірнеше ұсыныстар қалыптастырды. Олар жұмысшы тәртібіне бақылаудың қасақана негативті әсерін болдырмауға тырысады, осы бойынша оның тиімділігін арттыруға болады. Бұл рекомендациялар төменде көрсетілген.
1.Жұмысшылар қабылдайтын мәнді стандарттар қабылдаңыз. Адамдар өздерінің қызметтерін бағадау үшін қолданатын жұмысын толық, объективті суреттейтін стандарттарды сезінуі және ұйымның интегралды мақсатына немен және қалай көмектесетінін түсіну керек. Егер жұмысшылар бақылаудың бекітілген стандарттары толық және объективті емес екендігін көрсе, онда олар оларды қасақана бұзуға немесе елемеуге тырысады. Сонымен қатар менеджерлер стандарттардың нақты қабылдануына және жұмысын анықтайтын адамдардың растауына ұмтылу керек.
2. Екі жақты қатынасты бекітіңіз. Егер қол астындағы жұмысшының бақылау жүйесімен қандай да болмасын мәселелер туындаса, онда ол басқарушы оған ренжіді дегенінен қорықпай мәселелерді ашық талқылауға мүмкіндігі болады. Профессор Ньюменнің ойынша — президенттен бригадирге шейін бақылауды ұйымда жүзеге асыратын қандай болмасын басқарушы — бақылаудын әр облысында стандарттар есебінде қолданылатын нәтижелердің мәнін барлық қол астындағы жұмысшыларымен талқылау керек. Бұндай қатынаста — жұмысшылар бақылаудың нақты мақсатын түсінеді және фир-маның жоғарғы басшыларына жабық бақылау жүйесін бекітуге ықтимаддығын көбейтеді.
3. Шамадан тыс бақылаудан қашыңыз. Басшы өзінің қол астындағы жүмысшыларына бақылаудың көптеген формаларын мойнына артпау керек, әйтпесе бұл олардың назарын жояды және тәртіпсіздік пен құлдырауға әкеледі. Кандай да болмасын бақылау түрін енгізгенде қойылатын негізгі сұрақ келесідей: "Болатын ауытқуларды күтетін нәтижелерден тоқтатуға немесе ескертуге бұл қажет пе?" Бұдан басқа басқарушы — контролерлер қажеттен тыс жұмысты өте жиі және егжей-тегжейлі тексермеу керек.
4. Катаң, бірақ жетуге болатын стандарттарды бекітіңіз. Бақылау шараларын жасаған кезде ынталандыруды ескеру өте маңызды. Нақты және түсінікті стаңдарт ынталандыруды туғызады. Бұл стандарт ұйым жұмысшыларынан не күтетінін анықтап береді. Бірақ мотивациялық күтім теориясына сәйкес, нақты деп есептеуге болатын мақсаттарға жету үшін адамдарды жұмысқа ынталандыруға болады. Осылайша, егер стандарттар нақты емес және әділетсіз жоғары қабылданса, онда ол жұмысшылардың ынталарын жоюы мүмкін. Осыған ұқсас, егер стандартқа жету өте оңай, яғни төменгі деңгейде бекітілген болса, онда бұл жоғары нәтижелерге жетуде адамдардың жоғары қажеттілік деңгейіне ынталандырмайтындай әсер етуі мүмкін. Жақсы менеджер жұмысшылардың қажеттілігі мен мүмкіндіктердің айырмашылығын сезінеді және осы айырмашылықтарды есепке ала отырып стандарттар бекітеді.
5. Стандартгарға жеткені үшін сый ақы беріңіз. Егер ұйым басшысы өздерінің жұмысшыларының ұйым мүдделеріне толық ынталандырылғанын қажет етсе, онда ол бекітілген стандарттардың нәтижелілігіне жеткені үшін әділетті сый ақы алу керек. Күтім теориясына сәйкес, нәтижелілік пен сый ақы арасында нақты өзара байланыс бар. Егер жұмысшылар мұндай байланысты сезінбесе немесе сый ақының әділетсіз берілгенін білсе, оңда болашақтағы өнімділік төмеңдеуі мүмкін.

5. Тиімді бақылау сипаттамалары

Адамдардың тәртібі — бақылаудың тиімділігін анықтайтын бір ғана фактор емес. Өзінің міндетін атқаруы, яғни ұйымның мақсатқа жетуін қамтамасыз етуі үшін бақылауда бірнеше маңызды қасиеттер болуы керек.
1. Бақылаудың стратегиялық бағыты. Бақылау тиімді болу үшін оның стратегиялық сипаты болуы, яғни ұйымның жалпы артықшылықтарын бейнелеуі және қолдауы керек. Каңдай да болмасын сандық түрдегі қызметті бағалаудың салыстырмалы күрделілігі немесе оның нәтижелілігін "шығын — әсер", принципі бойынша өлшеу, бақылау механизмін енгізу қажет пе деген шешім үшін критерий ретінде қызмет етпеу керек. Стратегиялық мәні және алынған нәтижелерді ауытқулар үлкен болғанша ешкімге айтпауға да болады. Бірақ басшылық кейбір қызметтің стратегиялық мәні бар деп ойласа, онда мұндай облыстың әрқайсысында міндетті түрде тиімді бақылау жүргізілу керек. Әртүрлі ұйымдардағы облыстар әртүрлі бола-ды, бірақ барлық ұйымдар тиімді бақылау жүйесін кажет етеді.
2. Нәтижелерге бағытталу. Бақылаудың соңғы мақсаты ақпарат жинау, стандартгарды бекіту ұйым алдындағы міндеттерді шешуден тұрады. Егер сіз бақылауды тиімді жасағыңыз келсе, оңда сіз бақылау құралдары ұйымның жалған мақсаттарына қарағанда маңызды орынға ие болуын қадағалауыныз керек. Бақылау механизмі дұрыс жұмыс істемеуінің себебі, өлшеу процедурасы емес, құқық пен жауапкершілік кұрылымын жетілдіруді қажет етуде. Бақылау тиімді болу үшін басқарудың басқа қызметтерімен интеграциялануы керек.
Ұйым күткен мақсаттарына жеткен кезде және оның болашақтағы өмір сүруіне қамтамасыз ететін жаңа мақсаттарды құруға жағдайы болғанда ғана бақылауды тиімді деп айтуға болады.
3. Іске сәйкестендіру. Бақылау тиімді болу үшін бақыланатын қызмет түріне сәйкес келуі және өте маңызды шараларды объективті өлшеп, бағалауы керек. Бақылаудың сәйкес келмейтін механизмі маңызды ақпаратты жинамауы да мүмкін.
4. Бақылаудың өз уақытылығы. Бақылау тиімді болу үшін, өз уақытьшда жүргізілу керек. Бақылаудың өз уақы-тында жүргізілуінің мәні — жоғарғы жылдамдығы немесе оны жүргізу жиілігінде емес, бақыланатын құбылыстың жүргізілу өлшемі немесе бағалау арасындағы уақыт интервалында. Бақылаудың негізгі мақсаты — ауытқуды күрделеніп кеткенше алып тастау. Тиімді бақылау жүйесі дегеніміз — керек адамдарға қажет ақпарат беретін жүйе.
5. Бақылаудың икемділігі. Бақылау жоспарлар сияқты икемді болуы және болып жатқан өзгерістерге бейімделуі керек. Бақылау жүйесі бағытгалған жағдайына жеткілікті дәрежеде икемді болмаса, дұрыс қызмет істей алмайды. Мысалы, жақында қабылданған бейімділікке кажетті зандылықпен туындаған шығынның жаңа факторы пайда болса, онда ол фирманың бақылау жұйесіне кірмесе, бақылау жұйесі өндірістік шығындарды реттей алмайды.
6. Бақылаудың қарапайымдылығы. Белгілі мақсатқа бағытталған қарапайым бақылау тиімді бақылау болып есептеледі. Бақылаудың қарапайым әдістері өте үнемді және аз күшті талап етеді. Егер бакылау жүйесі өте күрделі және онымен өзара қызмет істейтін адамдар оны түсінбесе және қолдамаса, онда мүндай бақылау жүйесі тиімді болмауы да мүмкін. Тиімді болу үшін бақылау жүйесімен өзара әрекет ететін мүмкіндіктер мен қажеттіліктерге сәйкес келуі керек.
7. Бақылаудың үнемділігі. Ұйымның шығындары оның артықшылықтары мен табысының көбеюіне әкелетіндігін ұмытпау керек. Каражат шығындарын ұйымның алдына қойған мақсаттарына жақындату керек. Егер бақылау жүйесіне кететін шығындар оның артықшылықтарын құрайтын шығындардан асатын болса, онда ұйым мұндай бақылау жүйесін мүлде қолданбау керек немесе жай ғана бақылау енгізу керек. Егер бақылауда басқа міндеттерді шешуге кететін жұмыс уақытының және ресурстар шығындары көп болса, онда бақылау үнемді болуы үшін мүмкін болатын пайдаға шығынның қатынасы төмен болуы керек.
Бақылаудың қандай да болмасын қатаң тәртібі болса, белгілі жағдайда бақылауды жақсартпайды, керісінше бақылауды жоғалтудың синонимі болып табылатын жұмысты жалған жолға бағыттайды.

Қорытынды

Бақылаудың функциясы - жүйедегі процестерді үнемі бақылап, басқару объектісі кызметінің барлық жақтарын тексеруден тұрады. Бақылау қызметі үздіксіз. Бақылау басқа-рудағы кері байланыстарды жүзеге асыру құралы ретінде қол-данылады.
Бақылау - фактілерді жай ғана белгілеу емес, өндіріс пен басқару жүйесіндегі әр түрлі бұрмалаулар немесе бұзуларды болдырмау және болжау жүйесі.
Бақылау принциптері: тиімділік, жан-жақтылық, үздіксіздік, нанымдылық, жариялылық, бұған еңбеккерлердің барлығының жаппай қатысуы.
Шаруашьшық бақылаудың түрлері сан алуан:
- ішкі жэне сыртқы (бақыланатын объектіге байланысты);
- түрлер бойынша: техникалық, әкімшілік, қаржы-эконо-микалық;
- тағайындалуы бойынша: алдын ала істелетін, кейінгі;
- бақыланатын объектіні қамту бойынша: тұтас және ірік-темелі;
- үздіксіздік дәрежесі бойынша: мерзімді және тұрақты. Өндірістік-шаруашылық қызметті бақылауда маңызды рөл(бухгалтерлік, жедел) есепке тән.
Бақылау басқарудың фундаментальды элементі болып табылады. Жоспарлауды, ұйымдық құрылымды жасауды, мотивацияны бақылаудан бөлуге болмайды. Ұйым жалпы бақылау жүйесі, осы барлық элементтердің ең негізгі болып табылады. Алдын-ала бақылауды жүзеге асырудың негізгі құралы белгілі ережелерді нақты іске айналдыру, жүріс-тұрыстың пікірлері жəне рəсімдері. Ұйымдарда алдын-ала бақылау 3 негізгі салаларда адамдық, материалды жəне қаржылық ресурстарда қолданылады. Ағымдағы бақылау жұмысты орындау негізінде жүзеге асады. Оның объектісі көбінесе қоластындағы қызметкерлер болады. Қорытынды бақылау шеңберінде кері байланыс жұмыс орындалғаннан кейін қолданылады. У. Ньюменнің ойы бойынша қорытынды бақылаудың екі маңызды функциясы бар. Бірінші мағынасы мынадай: Егер ұқсас жұмыстар болашақта орындалатын болса, онда қорытынды бақылау жоспарлауға қажетті ұйымның жетекшісіне ақпарат беріледі. Екінші функциясы мотивацияға мүмкіндік туғызады. Бақылау белгілі мақсаттарға жету үшін проблемаларды анықтауға жəне оған жауап беруге ғана емес, сонымен қатар ұйымның қызметіне радикалды өзгертулерді енгізу үшін жетекшілікке көмектеседі. У. Ньюмен менеджерлерге қызметтен жүріс-тұрысына негативті əсер етулерден құтылу үшін бірнеше əдістерді ұсынды. Бұл əдістер мыналар:
Қызметкерлермен қабылданатын ойланып жасалған стандарттардыбелгілеңіз.
Жетуге болатын, бірақ қатаң стандарттарды белгілеңіз.
Екі жақты қарым-қатынасты белгілеңіз.
Шамадан тыс бақылаудан қашқақтаңыз.
Стандартқа жеткені үшін марапаттаңыз.
Тиімді, бөлу үшін, бақылаудың бағдарламалық сапаттамасы, сонымен қатар ұйымның жалпы приоритеті жəне оны қолдау керек. Бақылауды тиімді деп бақыланатын қызмет түріне сəйкес келгенде атауға болады. Ол объективті түрде өлшену жəне бағалану керек. Бақылау деп кезінде болу керек. Бақылаудың уақытында болуының уақыт мағынасы интервалында. Бақылау жоспар сияқты икемді болатын өзгерістерге бейімді болуы керек. Ең тиімді бақылау бұл мақсаттарға белгіленген қарапайым бақылау. Бірақ ең маңыздысы бақылаудың жүйесі тым күрделі болса жəне адамдар бақылаумен өзара əрекет ететін жəне оны түсінбейтін, қолдамайтын болса, ондай бақылауды тиімді деп атауға болмайды. Барлық ұйым шығындары оның табыстары мен артықшылықтарын өсіру керек екенін ұмытпау керек.

Пайдаланылған әдебиеттер тізімі:

1. Менеджмент негіздері Каренов Р.С Қарағанды 1999 ж
2. Теория и правтика менеджмента / Под. ред.д.э.н., профессора
Кубаева К.Е. – Алматы: Қазақ Университеті, 2005.
3. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджме
Пер. с англ. – М:. ИНФРА – М, 1998.